Este artículo fue publicado por Economist & Jurist.
En breve
Para llevar a cabo la prestación de servicios jurídicos y, en concreto, el asesoramiento, no solo se ejecutan tareas estrictamente legales, sino también procedimentales, que en muchos casos requieren de la ayuda de una herramienta digital. Por ello, la digitalización de las asesorías jurídicas debe abarcar muchos más ámbitos que el jurídico. A continuación, analizaremos cuáles son las características y componentes que constituyen el concepto de las asesorías jurídicas. Además, veremos cuáles son los elementos fundamentales a tener en cuenta a la hora de digitalizar una asesoría jurídica para, finalmente, indicar cómo afrontar dicha transformación.
La ciberseguridad, la gestión de permisos, la gestión de la continuidad y resiliencia de los servicios son elementos cruciales de la digitalización
1. Introducción
La transformación digital se está produciendo en todos y cada uno de los sectores profesionales, llegando incluso a aquellos ámbitos que tradicionalmente han sido más reacios a la aplicación de la tecnología. Precisamente por esta razón, no podemos excluir al sector jurídico de esta transformación, que actualmente está siendo objeto de profundos cambios y donde están apareciendo una gran diversidad de soluciones digitales para ayudar a los abogados en sus tareas diarias.
En la práctica, dichas tareas se basan todavía en procesos manuales, que se traducen en trabajo más lento, repetitivo e ineficiente, produciendo un aumento generalizado de los costes, frustración por parte de los trabajadores y, en definitiva, una experiencia de contratación de servicios por parte de los clientes manifiestamente mejorable.
Pero para llevar a cabo la prestación de servicios jurídicos y en concreto el asesoramiento, no solo existen las tareas propiamente legales, sino que estamos ante un concepto más complejo, en el que la digitalización debe abarcar muchos más ámbitos que el estrictamente jurídico. Es por ello que, en primer lugar, analizaremos cuáles son las características y componentes que constituyen el concepto de las asesorías jurídicas. A continuación, veremos cuáles son los elementos fundamentales para tener en cuenta a la hora de digitalizar una asesoría jurídica, para finalmente indicar cómo afrontar dicha transformación.
Lo primero que tenemos que entender es que una asesoría jurídica no está compuesta únicamente por tareas legales, sino que tenemos que abordar su digitalización como una empresa en sí misma. Para que la prestación de los servicios se realice de la manera más eficiente y ordenada posible, deberemos tener en cuenta todos sus elementos. De una manera rápida, podemos identificar al cliente y las contrapartes, los abogados, la organización de las tareas legales, la gestión documental, así como a uno de los olvidados, pero no menos esencial: el equipo de soporte.
2. Digitalización para la eficiencia procesal
Los clientes son el elemento central de los servicios, ya estemos en un despacho de abogados o en una asesoría interna. Al final, los abogados trabajamos para alguien, ya sea una empresa externa, o para un departamento de nuestra propia compañía, que necesita, entre otros, de la revisión y redacción de documentos o del consejo sobre estructuración de operaciones. La manera en que nos comunicamos con ellos o nos enviamos documentación no puede ser únicamente a través de correo electrónico. Es igualmente necesario tener bien identificados quiénes son nuestros clientes, así como tener acceso rápido a su información y documentación. Y ello para poder ver fácilmente cuándo se le ha enviado el último documento, cuáles son las tareas que nos ha solicitado o informarle de las últimas novedades en materia legislativa, en particular relacionada con su modelo de negocio o actividad económica.
Es necesaria una interfaz de comunicación y trabajo conjunto con el cliente, donde se pueda agilizar y trazar el trabajo realizado.
En nuestro ejercicio, muchas veces trabajamos con los letrados de la contraparte de nuestro cliente, y es igualmente necesario aplicar una gestión digital con ellos como si de nuestros clientes se trataran. De esta manera, podemos controlar toda la gestión de la información y documentación que se comparte o discute con ellos y tener una comunicación más fluida con ellos. En este punto destacan principalmente los procesos de negociación de contratos con proveedores u operaciones de due diligence.
Como no puede ser de otra manera, el elemento clave de la digitalización, y en el que menos avances existen, son las labores propias del abogado. Como indicábamos, todavía existen muchos procesos que se realizan de manera manual, en los que aún se utiliza el soporte papel. Se realizan tareas repetitivas y poco eficientes como la búsqueda de documentación o jurisprudencia, la revisión de contratos con cláusulas idénticas o la redacción de documentación societaria. De entre las labores de un abogado, todavía se realizan muchas tareas de poco valor añadido para el cliente. Lo ideal sería que un abogado se centrase en el asesoramiento, en la identificación de riesgos y los procedimientos de minimización de éstos o en la estructuración de las operaciones.
En relación con las labores del abogado, tenemos que destacar que existen muchísimas diferencias entre departamentos, debiendo abordarse su digitalización por separado. No es lo mismo intentar digitalizar el departamento de corporate (enfocado, entre otras, en la revisión y negociación de contratos mercantiles con sus cláusulas específicas, en la redacción de convocatorias y acuerdos de la junta y consejos, o en el análisis de documentación en procesos de compraventa de activos o empresas), que digitalizar el departamento de procesal, donde es necesaria una gestión eficiente de la jurisprudencia, de la doctrina o de los manuales de consulta, un sistema de trazabilidad del proceso judicial y de la documentación o expediente asociado al mismo, así como su integración con lexNet o la comunicación con los procuradores.
Por otro lado, tenemos los departamentos de compliance, ya sea penal, de protección de datos o, próximamente, de fiscal, donde se tiene que automatizar el sistema del cálculo de riesgos, su asociación con las medidas de minimización de estos y la implantación de controles. En estos ámbitos, también están apareciendo soluciones digitales que ayudan al cumplimiento normativo, tal y como son los canales anónimos de denuncias, sistemas de detección de operaciones sospechosas o vías digitales y automáticas de ejercicios de derechos en materia de protección de datos.
Es necesario entender que en el proceso de digitalización tenemos que involucrar y tener en cuenta a las personas
3. Gestión de las tareas y gestión documental
Independientemente del departamento de la asesoría, existen dos elementos clave que es necesario digitalizar para facilitar y trazar el trabajo: la gestión de las tareas y plazos de entrega que recaen en el equipo y la gestión documental. Por un lado, es importantísimo crear un espacio digital donde se puedan crear y administrar las tareas que van surgiendo, ver a quién se le asignan dichas tareas y los plazos de entrega. Dicha herramienta nos permitirá controlar de “un plumazo” la carga de tareas de cada miembro del equipo y los flujos de trabajo. Asimismo, un gestor documental bien alimentado con metadatos y, sobre todo, un buen buscador de dicha documentación es indispensable para poder facilitar el trabajo de los abogados. En muchas ocasiones, cuando desde ECIJA hemos ayudado en la digitalización de asesorías, nos encontramos con gestores documentales que albergan información poco estructurada y basada en documentación de casos anteriores, cuando lo realmente eficiente no es tener un gestor de contratos (que también), sino un gestor de cláusulas. De esta manera, los abogados pueden ir estructurando sus documentos acudiendo a una fuente de información sobre la cláusula que están redactando o revisando en ese momento.
Por último, aunque se podrían mencionar muchos más elementos de una asesoría o despacho, tenemos que destacar la función de los equipos de soporte. Estos equipos se dedican a alimentar la base de datos de los abogados, trabajar sobre las plantillas de formato, los procesos de on-boarding de futuros clientes o proveedores, la gestión de salas de reunión, a mantener la arquitectura de los sistemas de información, a dar soporte informático a los abogados o a la gestión de bajas y vacaciones de los empleados.
Todo este equipo de apoyo necesita transformarse digitalmente para hacer de su trabajo un sistema más eficiente, ya que suelen tratarse de tareas especialmente repetitivas y fácilmente digitalizables. En este caso, el cliente son los propios abogados y trabajadores, que necesitan a su vez tener una comunicación rápida y ágil con el equipo de soporte, pudiendo así centrarse en las tareas legales.
4. Procedimiento de digitalización
Una vez definidos cuáles son los elementos principales de una asesoría o despacho de abogados, pasamos a ver cuáles son los elementos que tenemos que tener en cuenta a la hora de afrontar la digitalización de una asesoría jurídica.
El primero de todos, y el que intentamos transmitir cuando ayudamos a la digitalización de asesorías jurídicas desde ECIJA, es que no se puede digitalizar el caos. El objetivo de la transformación digital es pasar los procedimientos establecidos internamente al mundo digital. Si no existe un procedimiento a la hora de hacer el seguimiento de un procedimiento judicial o el on-boarding de un nuevo proveedor, no será posible crear un sistema digitalizado para ello. Es por esta misma razón que, en la mayoría de casos, éste será el primer punto para proceder a la digitalización: trabajar sobre los procedimientos y la estructura de trabajo interna de la asesoría. Éste es un paso que necesariamente se deberá realizar con cada uno de los componentes, equipos de trabajo y departamentos legales antes de proceder al desarrollo o elección de las herramientas adecuadas.
El siguiente elemento que debemos tener en cuenta cuando elegimos una herramienta para un proceso es la experiencia de usuario de la misma, sobre todo, teniendo en cuenta que en nuestro sistema intervendrán diferentes perfiles. Deberemos tener en cuenta la usabilidad de las herramientas desde la perspectiva del cliente, de los usuarios de soporte y tener especial atención a la experiencia de usuario de los abogados. Esta última perspectiva es tan específica, ya que los abogados están viciados en el uso de las herramientas actuales y existen perfiles (desde trainees hasta managers), edades y tareas tan diferentes entre los abogados, que debe ser tratado con especial cuidado. Tan importante es este cometido que lo denominamos LX (Lawyer eXperience) y tiene unas características específicas.
Otro de los elementos que debemos destacar es la recogida de datos. Una de las ventajas de la digitalización de todos los procesos dentro de una asesoría o despacho es utilizar o desarrollar herramientas que permitan la recogida y trazabilidad de datos. Entre ellos, podemos poner como ejemplo el número de veces que se ha utilizado un contrato o una cláusula, la última vez que se tuvo contacto con un proveedor o cliente, el tiempo dedicado a la preparación de una operación o la cantidad de veces que se ha intercambiado un documento en una negociación. La recogida de estos datos nos permitirá recoger estadísticas y crear y acceder a lo que denominamos business analytics. Es decir, poder llegar a tomar decisiones sobre la gestión y eficiencia de nuestra asesoría en base a los datos recogidos por el sistema.