Autor: Lorea Roncal, asociada en ECIJA.
Hace un año la Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas (Crue) elaboró la «Guía sobre la protección de datos personales en el ámbito universitario en tiempos del COVID-19», solventando gran parte de las dudas planteadas hasta la fecha en los meses previos a su publicación desde la aparición del Covid-19. Nuestra finalidad ahora misma es plantear las curiosidad y cuestiones que diversos clientes del ámbito docente nos han planteado en este peculiar año.
¿Se pueden grabar las clases?
Al imposibilitar la asistencia a clases presenciales, surgió la necesidad de continuar con la actividad docente vía on line; con la finalidad de facilitar el uso de recursos del alumnado, la disponibilidad de tales clases y la accesibilidad de recursos facilitando la grabación de las clases ha sido una alternativa, siendo esta totalmente factible siempre y cuando se cumpliese con una serie de exigencias o requisitos de forma previa, siendo estos:
- Que las grabaciones únicamente puedan ser utilizadas en el entorno de la asignatura.
- Se informe previamente de la grabación, términos, uso, condiciones, disponibilidad y condiciones, de forma que profesorado y conozcan el tratamiento de datos que se realiza.
Los responsables, además, han de informar de que, en orden al respeto de la intimidad de los asistentes se opte preferentemente (no obligatoriamente) por las interacciones en el chat, de forma que se favorezcan las interacciones sin activar la cámara.
¿Puede un alumno grabar dichas clases?
No, siempre y cuando no tenga el consentimiento del resto de alumnos asistentes.
¿Y cómo se graban exámenes respetando la intimidad personal y familiar de los “asistentes”?
Se debe informar a los asistentes que por favor dispongan la cámara d e tal forma que grabe al asistente en su marco más completo, pero más privado, esto es respetando la intimidad propia y familiar, asumiendo las partes que, aunque sea d e forma accidental pueden ser grabadas, bajo responsabilidad del asistente/alumno, ubicaciones y/o personas que poco o nada tengan que ver con la actividad docente y persona del alumno.
Además, la universidad o centro educativo informará de las eventuales consecuencias académicas, si las hubiera, de no seguir estas recomendaciones.
¿Hemos de tener en cuenta alguna medida en particular para los supuestos de adaptaciones curriculares cuando concurran circunstancias de diversidad funcional?
Pues bien, no se tendrán en cuenta medidas adicionales que las que ya se disponen, o se vienen aplicando, en las clases presenciales; la ampliación de tiempo de examen, el planteamiento de otro tipo de preguntas o recorte de volumen de la materia a evaluar, se llevará a cabo en las mismas condiciones que se hacia en la “era precovid”; siempre respetando, en la medida de lo posible, la intimidad y confidencialidad de la persona y sus circunstancias personales.
¿Ha de conocer el personal docente la circunstancia concreta de los alumnos dotados de adaptación curricular?
La recogida de datos por el centro educativo es lícita y legitimada por el RGPD en su artículo 6.1 Tratamiento necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento y 6.1.e) Tratamiento necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento.
Si bien tal legitimación en la recogida no legitima o ampara, la comunicación de toda la información al profesorado, sino que, en cumplimiento de los principios de minimización y proporcionalidad, serán los datos pertinentes y necesarios los que sean comunicados al personal que per se deba conocerlos, no extrapolando tal comunicación a la totalidad de los datos del alumno.
La finalidad de posibilitar la función docente y orientadora del personal docente con respecto a la situación especial de un alumno y las medidas particulares a tener en cuenta, no implica la necesidad de comunicar el expediente del alumno en su totalidad dado que podría suponer una intromisión excesiva en la intimidad de aquel; el hecho de desconocer el profesor el diagnostico concreto no imposibilita de ningún modo la docencia, dado que la dirección de esta tendrá en cuenta las recomendación de la propia entidad educativa, quien lo ha elaborado no solo teniendo en cuenta ese “diagnóstico” sino la suma de más factores, los cuales, tampoco son comunicados al personal docente.
Si bien cabe recordar que la entidad educativa no puede controlar la información que, de sí mismo, dé un alumno al personal docente o no docente del centro, siendo así que cada persona es responsable de la información que dé u omita respecto a sí mismo; prevaleciendo el respecto por la intimidad, la protección de datos y la confidencialidad que la entidad educativa dispone sobre tal alumno en la posición garante que ocupa.
¿Está la universidad/centro educativo autorizada/o a solicitar el certificado de delitos sexuales de sus empleados?
Según el Ministerio de Justicia, en nota emitida hace unos años en relación con la modificación de la ley del menor (Ley Orgánica 1/1996, de Protección Jurídica del Menor, modificada en 2015 por la Ley 26/2015 y la Ley 45/2015, de voluntariado) se establece la obligación de aportar certificados negativos del Registro Central de Delincuentes Sexuales para todos los profesionales y voluntarios que trabajan en contacto habitual con menores.
De ahí que la Universidad este completamente legitimada para solicitar el certificado de delitos sexuales de aquellos alumnos/Empleados o usuarios en prácticas, siempre y cuando el acceso y ejercicio a las profesiones, oficios y actividades impliquen contacto habitual con menores. Es importante esta delimitación que la norma hace ya que no estaremos legitimados a solicitar este certificado en aquellas profesiones que, teniendo un contacto habitual con el público en general, entre los que pueden encontrarse menores de edad, no estén por su naturaleza exclusivamente destinados a un público menor de edad.
El hecho de poder tener un contacto con menores no determina, per se, una limitación para el acceso y ejercicio a determinadas profesiones, dado que se entiende que es necesario que la actividad implique en sí misma un contacto habitual con menores, siendo estos el público principal (“target”) o destinatario prioritario al que se dirigen los servicios ofrecidos o contratados (no como algo ocasional o meramente simbólico o accidental). De este modo cumplimos con el principio de calidad de los datos.
De cara a la prescripción, caducidad o renovación de este certificado, el artículo 13.5 de la Ley Orgánica 1/1996, de 15 de enero, de Protección Jurídica del Menor establece que no hay un deber de acreditar periódicamente la falta de antecedentes mientras no haya circunstancias que justifiquen una nueva petición de certificado. No obstante, queda a criterio del empleador exigir nuevamente el certificado, en el caso de tener sospechas fundadas o cuando existan indicios racionales de que el trabajador hubiera podido ser condenado en sentencia firme por algún delito de naturaleza sexual con posterioridad a la presentación inicial del certificado.
Los certificados se guardarán en tanto en cuanto dicha documentación deba cumplir los fines previstos o se puedan derivar responsabilidades de cualquier tipo para el empleador; toda vez no exista causa que legitime esa guarda, deberán ser destruidos.
La entidad educativa podrá solicitar masivamente, previo consentimiento de los titulares de los datos, al Registro Central de Delincuentes Sexuales los certificados correspondientes, para lo cual el Ministerio de Justicia habilitó la posibilidad de solicitar y obtener certificados grupales, siguiendo un procedimiento estandarizado expuesto en la propia web del Ministerio.
Ahora bien, es importante recalcar que será cada empresa/entidad quien deberá solicitar tales certificados para su propio interés, no así para el interés o acerbo de terceros, lo que podría implicar, según la casuística, una cesión no autorizada de datos de especial protección carente de autorización del interesado.