«Sin abogados, no hay festival», artículo de Ilia Blanco, abogada de ECIJA, para LegalToday.

Desde que empieza el buen tiempo y a medida que se acerca el verano, los festivales musicales nacionales e internacionales se van sucediendo prácticamente cada fin de semana. De hecho, se organizan festivales para todos los gustos y de muy variada temática, pero solo algunos de estos eventos pueden llegar a calificarse como imprescindibles en la agenda de cualquier festivalero. Sin duda, hablamos de aquellos que, a fuerza de perseverar y ofrecer un buen producto, han logrado crear alrededor de su marca un verdadero acontecimiento.

Así, para poder consolidarse y celebrar veinte ediciones como es el caso del FESTIVAL INTERNACIONAL DE BENICÀSSIM®, existen una serie de factores que los promotores no pueden pasar por alto y en la lista de tareas a realizar “llamar al abogado” ocupa un lugar prioritario.

En efecto, preparar un festival es una carrera de fondo, hasta el punto de que su preparación comienza todavía en invierno, cuando los conciertos a pie de playa son una realidad aún lejana y hay infinidad de gestiones por delante para que las instalaciones, artistas, tiendas, restaurantes, personal, seguridad, acceso y coordinación con los ayuntamientos estén listos para el momento de la verdad.

Para empezar, debe constituirse el vehículo a través del cual se van a gestionar todos los contratos, licencias, patrocinios y demás asuntos relativos a la organización del festival. Lo más habitual es constituir una sociedad limitada o incluso echar mano de las Agrupaciones de Interés Económico (“AIE”) que, por sus características y régimen tributario aplicable, ofrecen una serie de beneficios fiscales que a largo plazo pueden resultar atractivos para inversores y partners.

En este contexto, debemos tener presente que el promotor de un evento es siempre el que mayor responsabilidad soporta por lo que la estructura de la entidad organizadora del festival es extremadamente importante. Además, será el promotor quien canalice todas las decisiones a tomar en el seno de la organización del evento por lo que su organigrama interno debe estar bien jerarquizado para asegurar que las gestiones se tramitan con agilidad y las garantías necesarias.

A continuación se deberá identificar la normativa aplicable al festival en cuestión y, dado que en la normativa relativa a espectáculos públicos es predominantemente municipal, al final será necesario contar con el visto bueno de los ayuntamientos correspondientes para que expidan la pertinente licencia, trámite que sin duda constituye el punto de partida para comenzar con el resto de preparativos. En esta etapa entra en juego la preparación en cuanto a la seguridad del recinto y las instalaciones, el plan de evacuación, el personal de seguridad y sanitario mínimo para garantizar la celebración del evento sin incidentes, los seguros de responsabilidad civil para cubrir el evento y todas las cuestiones de gestión de riesgos.

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